การประชุมผ่านวิดีโอยังคงได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง แล้วคุณจะใช้วิธีการใดในการเลือกโซลูชั่นวิดีโอที่ดีที่สุด? เช่นเดียวกับการลงทุนทางด้านเทคโนโลยีใดๆ ก็ตามที่คุณไม่ต้องการที่จะรีบด่วนตัดสินใจ เพราะสิ่งสำคัญคือคุณอยากแน่ใจว่าสิ่งที่คุณจะเลือกนั้นผ่านการทดสอบตามกาลเวลา ดังนั้นทำอย่างไรคุณถึงจะมั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดสำหรับเงินลงทุน ตอบคำถามความเข้าใจผิดที่มีอยู่ และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดต่างๆ เหล่านั้น

ในบทความด้านล่างนี้ นายไซมอน คัลเมอร์ กรรมการผู้จัดการของอวาย่าประจำสหราชอาณาจักรและไอร์แลนด์ จะมาเผยถึงเคล็ดลับในการเลือกโซลูชั่นวิดีโอที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

ปัญหา : เพียงแค่เพราะเราสามารถดาวน์โหลดแอพพลิเคชั่นได้ฟรี ไม่ได้หมายความว่าทุกคนสามารถเข้าสู่การสนทนาผ่านวิดีโอได้ฟรี แม้ว่ามีเวนเดอร์จำนวนมากให้แอพลิเคชั่นการประชุมทางวิดีโอผ่านมือถือฟรีสำหรับ iTunes และ Google Playstore แต่เขาไม่อนุญาตให้มีการเริ่มต้นใช้งานได้ทันที ผู้ใช้มักจะต้องทำการติดตั้งและตั้งค่ารวมทั้งต้องผ่านกระบวนการในการอนุญาตให้ใช้งานที่ซับซ้อน ถึงแม้ว่าจะเป็นการใช้งานแบบธรรมดาๆ หรือเป็นการใช้งานเพียงครั้งเดียวเท่านั้นก็ตาม

เคล็ดลับ : เลือกโซลูชั่นวิดีโอที่ทั้งแจกจ่ายให้ใช้งานได้อย่างอิสระและไม่จำเป็นต้องมีไลเซ็นส์คีย์สำหรับผู้ใช้โดยเฉพาะ

ปัญหา : หากผู้ใช้ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมผ่านวิดีโอได้อย่าง่ายดายนั่นอาจทำให้เขาไม่เข้าประชุมเลย เวนเดอร์จำนวนมากกำหนดให้ผู้ใช้ต้องดาวน์โหลดและต้องผ่านขั้นตอนการยินยอมให้ใช้งานและการลงทะเบียนที่ซับซ้อน และบ่อยครั้งมักจะต้องให้ทีมงานไอทีคอยช่วยเหลือ นอกจากนี้โซลูชั่นวิดีโอบางประเภทจำเป็นต้องอาศัยฮาร์ดแวร์สำหรับวิดีโอหรือเสียงแยกต่างหาก ซึ่งเป็นเรื่องที่แพงมากในการที่จะให้ได้คุณภาพที่ดี

เคล็ดลับ : เลือกโซลูชั่นวิดีโอที่สามารถติดตั้งได้ง่ายเพียงแค่คลิก/โทรออก และให้แน่ใจว่าจะใช้ประโยชน์จากอุปกรณ์เสียง/วิดีโอที่มีอยู่

ปัญหา : ประโยชน์ของการประชุมผ่านวิดีโอคือจะต้องให้ทุกคนสามารถใช้งานได้ ไม่ใช่ใช้ได้เพียงไม่กี่คน แอพลิเคชั่นบนมือถือและเดสก์ท็อปจำนวนมากในปัจจุบันนี้มักจะเปิดให้ใช้ฟรีโดยขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีที่เป็นกรรมสิทธิ์ มีเพียงโซลูชั่นมาตรฐานเท่านั้นที่ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อกับระบบมาตรฐานของผู้ให้บริการอื่นๆ (ยกเว้นกรณีที่คุณเพิ่มเกตเวย์และมีหัวคิดหน่อย) โซลูชั่นที่จัดเป็นกรรมสิทธิ์จำกัดการเชื่อมต่อกับผู้อื่น และเกตเวย์ทำให้ระบบหน่วงและลดทอนประสบการณ์การใช้งานให้แย่ลง

เคล็ดลับ : เลือกเพียงโซลูชั่นวิดีโอที่อิงมาตรฐานแบบเปิดเท่านั้น

ปัญหา : หากพนักงานไม่สามารถใช้ประโยชน์จากเสียง วิดีโอและการแชร์ข้อมูลร่วมกัน มันก็ไม่สามารถเรียกว่าเป็นการทำงานแบบบูรณาการอย่างแท้จริง ดังนั้นสิ่งสำคัญคือเราควรเลือกโซลูชั่นที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถประสานงานกันผ่านเสียง วิดีโอและ การแชร์ข้อมูลร่วมกันได้ และต้องมั่นใจได้ผู้ใช้สามารถใช้งานทั้งสามรูปแบบผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ทุกประเภท ไม่ว่าพนักงานจะอยู่ในห้องประชุม นั่งอยู่ที่โต๊ะทำงาน หรือกำลังอยู่ในระหว่างการเดินทาง ถ้ารูปแบบใดรูปแบบหนึ่งไม่สามารถใช้งานได้ คุณภาพของประสบการณ์ที่ได้รับก็จะถูกจำกัดและการบูรณาการก็ถูกลดทอนและหย่อนประสิทธิภาพ

เคล็ดลับ : เลือกโซลูชั่นที่สามารถรองรับได้ทั้งเสียง วิดีโอและการแบ่งปันข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าจะได้รับประสบการณ์การใช้งานอย่างเต็มรูปแบบ

ปัญหา : องค์กรจะมั่นใจได้อย่างไรว่ากำลังใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีใหม่ล่าสุด? และเป็นหลักประกันการลงทุนไปจนถึงวันข้างหน้า? เทคโนโลยีใหม่ล่าสุดแค่ไหนก็คงไร้ค่าหากว่าโซลูชั่นไม่สามารถใช้ประโยชน์จากมัน ตัวอย่างเช่นโปรโตคอล H.264 SVC ที่คอยช่วยเหลือระบบวิดีโอให้ดำเนินต่อไปอย่างไม่ติดขัดแม้ว่าจะอยู่ในช่วงที่เน็ตเวิร์คหลุดจากการเชื่อมต่อ และสิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าโซลูชั่นสามารถรองรับการโทรผ่านทางอินเทอร์เน็ตสาธารณะได้เช่นเดียวกับเครือข่ายส่วนตัว

เคล็ดลับ : เลือกหาโซลูชั่นที่คุณวางใจได้ว่าคุณภาพของการโทรจะยังคงดีที่สุดเท่าที่เคยโดยไม่คำนึงถึงแบนด์วิดธ์ที่มีอยู่และการเปลี่ยนแปลงแบนด์วิดธ์ในขณะที่โทร

ปัญหา : มันไม่ใช่เป็นระบบคลาวด์เพียงเพราะว่ามีคำว่า คลาวด์อยู่ในชื่อ มีผู้ให้บริการที่เชื่อถือได้ในตลาดจำนวนมากนำเสนอโซลูชั่นที่กล่าวอ้างว่าทำงานได้สำหรับบริษัทที่ไม่ต้องการจะลงทุนอย่างกว้างขวางในระบบใด ๆ

เคล็ดลับ : ดูให้แน่ใจว่าคุณลงทุนในโซลูชั่นวิดีโอที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว